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关于电子劳动合同,这些重点你应该知道

来源:君子签 2020-10-10 11:31:09 电子劳动合同,电子合同,人力资源

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人力资源作为“推动经济社会发展”的第一资源,信息化数字化已势在必行。特别是对于制造业、餐饮业、零售业等劳动密集型产业,员工流动高频且大量,往往需要多达数十个的印章调用及管理,而且纸质合同产生的大量用纸、打印、邮寄、仓储等成本,一些大型公司不仅需要为纸质劳动合同规划专门的仓储空间来存放,同时对仓储空间的温度、湿度等都有严格的控制要求,甚至在员工离职多年后,还需定期组织销毁累积的大量历史资料,人力、物力、效率问题日趋严重。

电子劳动合同由于全线上签约管理,并采用了实名认证、防篡改、第三方取时技术,在保障产品符合《中华人民共和国电子签名法》对“可靠电子签名”的四要素要求的同时,免除了集团HR邮寄、打印、核对纸质合同的工作,既加快了效率、降低了风险,也提高了员工办理入职手续的体验度和满意度。

重点一:符合法律规定的电子劳动合同订立后同样具有法律效力

符合法律规定的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

《中华人民共和国劳动合同法》第十条规定,建立劳动关系,应当订立书面劳动合同;《中华人民共和国电子签名法》第三条规定,民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。

今年2020年3月,人社部办公厅发布《关于订立电子劳动合同有关问题的函》,对于电子劳动合同的适用提出了明确要求,即:

(一)采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

(二)用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。

(三)符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

重点二:电子劳动合同应该怎么签?哪些形式不属于电子劳动合同?

我国法律及司法解释对电子签名、电子数据皆予以认可,而且操作便捷、普遍。当然,在电子签名及电子数据的使用上,用人单位需要特别关注、确认用户是否为劳动者本人,即签署人的身份和签署意愿问题。

首先,要确保劳动者身份真实。在使用常见的电子签署方式如通过数字签名、数字证书、第三方平台提供的系统时,需要明确电子签名类的制作数据,属于电子签名人即劳动者本人专有。在适用电子签名时,一般会通过身份证、人脸识别、短信、银行卡四要素等多种方式来认证劳动者的主体身份是否合法、真实及有效。

其次,签署必须出于劳动者本人意愿。如能够证明电文数据和电子签名所对应的注册用户是唯一的,并且其用户名、账户、密码等信息也具有唯一性,则在认定签署劳动合同的电子签名系由劳动者控制的事实时,更有利于确认劳动者的签署意愿。

需要提醒的是,用人单位在选择签署或管理电子劳动合同系统时,首先应考量的是保障电子劳动合同签署的安全性与合规性,即选择安全、可靠、能被国内司法实践所认可的平台。如果选择不被认可的第三方平台,可能导致电子签名无效。

重点三:电子劳动合同对企业的重要性?

这段时间,企业经营运作及管理都在加速转型。电子劳动合同已经被众多互联网企业和大企业所以接受,这是由于电子劳动合同在人力资源管理方面的天然优势,是企事业单位优化人力资源结构及配置的降本增效最优选之一。

人社部发文积极推动电子劳动合同的应用,彻底消除企业及个人对新型签约方式的疑虑,人力资源管理也将迎来新的局面。

与此同时,如何借助电子劳动合同,提升人才管理、内部文件档案管理效率及合规性,将是企业在新一轮综合竞争中占领优势的重要环节。

相比纸质劳动合同,电子劳动合同则更符合优化营商环境的要求,便民利企,节省成本,提高效率,安全可靠,有利于优化用工管理模式。

2020年4月22日,北京市人力资源和社会保障局发布消息,将在本市推广使用电子劳动合同。同时,本市还将结合优化营商环境、开展便民利企服务的相关要求,逐步推广电子劳动合同在不同场景的应用,搭建全市统一的电子劳动合同管理平台。据悉,这在全国也是首开先河。

电子劳动合同本质上与纸质劳动合同完全相同。但纸质合同签署时间长,并涉及人员往返、快递邮寄以及存储等成本。

今年3月,人力资源社会保障部向北京市人力资源和社会保障局发出《关于订立电子劳动合同有关问题的函》,文件明确:“用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。”允许北京率先开始推广使用电子劳动合同。

据了解,北京市人力资源和社会保障局一直积极推动电子劳动合同的应用。目前,已有部分企业在电子劳动合同上有了初步的探索和应用。京东集团早在两年前就开发了自己的电子合同管理系统,已经在员工入职、合同签订、岗位调转、员工离职、人事证明等场景中实现了全流程的电子化签署,北京地区的3万名员工全部签署了电子劳动合同。万达集团从去年底开始搭建空中办事大厅,将员工面签转移到线上进行,目前已经覆盖3万名员工,完成了5000人的劳动合同签署。百度公司在2019年建立了内部的电子签平台,并将企业电子签章应用到当年下半年的校园招聘中,还计划将电子签约应用到员工入职、续签、转签等更大范围的场景当中。

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